Automatyzacja faktur Excel VBA - rozliczenia z najemcami

Problem

Zarządca kilkudziesięciu lokali w centrum handlowym tracił co miesiąc cały tydzień na żmudne rozliczenia. Każdy kontrakt miał inne warunki indeksacji, inne terminy, inne waluty rozliczeń. Dane z umów przepisywane ręcznie do faktur, literówki w numerach kont, pomyłki w kwotach - i efekt: opóźnione płatności, telefony od najemców, nadgodziny.

Rozwiązanie

Makro Excel przejęło całą tę pracę. Wystarczy wybrać kontrakt z listy, a arkusz sam wyszukuje powierzchnię, stawkę czynszu, warunki i generuje gotową stronę do druku oraz zestawienie do podpisu. Automatyczny rozkład kosztów mediów między najemców obliczany jest przez tabele przestawne. Raporty rzeczywistych kosztów spływają w sekundy zamiast godzin.

Efekt

Czas rozliczeń skrócił się z tygodnia do jednego dnia. Nikt już nie musiał szukać umów w segregatorach - wszystkie dane są w jednym miejscu. Zero błędów w kwotach, zero pominiętych najemców, zero nadgodzin pod koniec miesiąca.

Kluczowe funkcjonalności:

• Inteligentny wybór kontraktu z listy rozwijanych - bez ręcznego wpisywania
• Automatyczne generowanie strony do druku i kontraktu do podpisania
• Tabele przestawne do rozliczania mediów i rzeczywistych kosztów
• Moduły śledzenia historii rozliczeń i ewidencji faktur
• Obsługa wielu obiektów i lokalizacji w jednym pliku

Co jest najtrudniejsze w automatyzacji rozliczeń najemców

Pozornie to "tylko" generowanie faktur z szablonu. W praktyce każda umowa najmu w centrum handlowym ma własną historię klauzul: jedna ma indeksację o CPI, druga o stałą stawkę, trzecia o procent od obrotu z minimum, czwarta ma rabaty na pierwsze X miesięcy, piąta ma dodatkowe opłaty marketingowe. Do tego rozliczenie mediów wymaga proporcjonalnego rozkładu kosztów po powierzchni i sub-licznikach. Narzędzie musi mieć modułową logikę reguł rozliczeniowych zamiast hardkodowanych formuł. Dzięki temu dodanie nowego najemcy lub zmiana w polityce rozliczania mediów nie wymaga przepisywania kodu - tylko aktualizacji parametrów.

Kiedy podobny projekt ma sens u Ciebie

• Wystawiasz co miesiąc 30+ podobnych dokumentów z indywidualnymi danymi
• Każdy kontrakt / klient ma własne warunki - nie ma "standardowej faktury"
• Pomyłki w kwotach lub numerach kont są regularne
• Czas zamknięcia miesiąca pochłania nieproporcjonalnie dużo zasobów
• System księgowy ma sztywne szablony, których nie da się dostosować

Najczęstsze pytania o ten typ projektu

Czy mogę nadal używać systemu księgowego do oficjalnej księgowości?

Tak. Generator może działać jako uzupełnienie - generuje dokumenty, a wy wprowadzacie je do systemu lub eksportujecie/importujecie automatycznie.

Co z e-fakturą i KSeF?

Generator może wystawiać faktury w formacie zgodnym z KSeF (XML) i wysyłać je do systemu - jest to coraz częstszy wymóg. Realizujemy takie wdrożenia.

Czy szablon dokumentu można edytować samodzielnie?

Tak - szablon Worda lub Excela jest osobnym plikiem. Możecie zmienić logo, układ, kolory bez ruszania logiki generatora.

Powiązane realizacje

• Generator dokumentów - generator faktur korygujących z danymi z SAP
• Automatyzacja wysyłki maili - wysyłka wygenerowanych dokumentów
• Wysyłka personalnych ofert - generowanie dokumentu + wysyłka w jednym kroku

Wyceń automatyzację rozliczeń

Pokaż nam jeden z dokumentów, które wystawiasz najczęściej - powiemy, co się da zautomatyzować. Bezpłatna wycena w 24h.